График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. Состав кадровой документации предприятия Нормативные акты После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание. Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Кадровое делопроизводство

Процесс планирования персонала, как и планирования вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. Основным из них сегодня считается участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления.
При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно. Другим принципом планирования персонала считается его непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении.
В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс.

Ведение кадрового делопроизводства от а до я

  • Порядок выдачи и оформление трудовых книжек работникам, не имеющим трудового стажа
  • Заполнение трудовых книжек при приеме работника на работу (в т.ч. на работу по совместительству), переводе, увольнении, переименовании организации и др.
  • Оформление вкладыша в трудовую книжку
  • Выдача дубликатов трудовых книжек
  • Выдача трудовой книжки при увольнении
  • Напоминание работнику о получении трудовой книжки
  • Учет и хранение трудовых книжек в организации
  • Исправление ошибок в записях
  • Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек
  • Анализ характерных ошибок, допускаемых при заполнении трудовых книжек
  • Формирование, ведение личных дел

Организация систематизации и хранения документов по личному составу.Подготовка кадровых документов к архивному хранению.

Особенности кадрового делопроизводства

В небольших фирмах она, как правило, специально не разрабатывается, а существует как система неофициальных установок владельцев. Считается, что письменное оформление кадровой политики позволяет четко и наглядно отразить взгляды администрации, убедить персонал в ее доброй воле; улучшить взаимодействие подразделений; внести единообразие и последовательность в процесс принятия кадровых решений; информировать персонал о правилах внутренних взаимоотношений; улучшить морально-психологический климат и прочее.


Важно

Кадровая политика должна опираться на такие принципы, как справедливость, последовательность, соблюдение трудового законодательства, равенство и отсутствие дискриминации. Иногда, правда, она имеет дискриминационный характер по возрастному, национальному, половому и т.п.


признаку, т.е. противоречит действующему трудовому законодательству.

Специалист по кадровому делопроизводству

Внимание

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные.


Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах. Виды кадровых журналов:
  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т.
    д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы.

Задачи кадровой службы

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание) Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.


Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Должностная инструкция

Он оформляется в виде приложения к Правилам.Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок Инструкция о защите персональных данных

  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Статья 87.
Хранение и использование персональных данных работников Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.

Отдел кадров

Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденным постановлением Госкомстата России №20 от 24.03.1999г. Подробности - в статье «Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу».
Кадровый документооборот: электронный и бумажный Современным компаниям приходится вести не только традиционный бумажный, но и электронный документооборот. Входящая корреспонденция все чаще поступает по электронным каналам, официальные договоры и соглашения разрешено заверять с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи), и даже некоторые виды отчетов для госструктур формируются исключительно в электронном виде. Советуем прочесть статью «Какие сведения и отчеты нужно сдавать кадровику», чтобы вовремя передать все необходимые данные в органы статистики, налоговую, пенсионный фонд и службу занятости.
Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности.

В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д. Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Цели и задачи специалиста по кадровому делопроизводству

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы Рекомендации по порядку При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:- документирование деятельности работников предприятия;- кадровая работа в подразделениях предприятия;- планирование кадровой работы;- руководство кадровой работой.Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:- размеры организации;- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);- стратегические цели организации;- стадия развития организации;- численность персонала;- приоритетные задачи работы с персоналом.Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации. Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»».

Говорим «кадровое делопроизводство», подразумеваем кропотливый труд: кипы важных документов, работа с персональными данными, огромная ответственность перед работодателем и законом. С чем же приходится иметь дело кадровику? Из статьи вы узнаете:

  • с чего начинается организация кадрового делопроизводства;
  • можно ли поручать кадровое делопроизводство сторонним исполнителям;
  • что должен знать и уметь специалист отдела кадров;
  • какие документы должны храниться в кадровой службе.

Кадровое делопроизводство - это важнейший аспект деятельности любой организации, нанимающей персонал.

И микропредприятия с несколькими сотрудниками, и крупные компании, штат которых исчисляется сотнями единиц, должны надлежащим образом оформлять кадровую документацию, заполнять трудовые книжки, подавать отчетность в органы статистики. Всем этим занимается кадровая служба.

Форма обучения: очно или дистанционно

Данный курс научит Вас грамотно оформлять трудовые отношения от приема до увольнения. Вы узнаете требования к оформлению кадровых документов и организации хранения документации.

Обучение построено на практических примерах и конкретных ситуациях. Вы будете выполнять практикум по каждой теме в специально подготовленных бланках для слушателей. Полученные знания и навыки позволит Вам после окончания курса приступить к практической кадровой работе.

Цель курса: обучение слушателей конкретным практическим навыкам кадровой работы, оформлению документов, разрешению спорных трудовых вопросов.

Договор на оказание платных образовательных услуг:

Реквизиты для оплаты обучения:

Программа курса

Кадровая служба предприятия. Регламентирующие документы

  • Функции и структура кадровой службы.
  • Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы.
  • Штатное расписание: разработка, утверждение.
  • Документы, обязательные для организации.
  • Образцы приказов требуемых при проверке ГТИ

Прием на работу: оформление, заключение трудового договора. Учет кадров

  • Трудовой договор: содержание, срок
  • Трудовой и гражданско-правовой договоры: критерии отличия.
  • Запрет «заемного» труда. Предоставление персонала в «аренду» другому работодателю. Особенности оформления трудовых отношений.
  • Микроприятие: отличия, требование законодательства.
  • Оформление приема на работу: обязательные и дополнительные условия
  • Испытательный срок: особенности установления и их правомерность
  • Оформление на работу иностранных работников
  • Особенности оформления трудовых отношений с бывшими государственными служащими
  • Особенность оформления трудовых отношений с руководителем организации
  • Приказ о приеме на работу: основание, порядок оформления.
  • Особенности оформления срочных трудовых договоров
  • Аннулирование трудового договора. Алгоритм действий работодателя при аннулировании трудового договора
  • Учет кадров: личная карточка работника и инструкция по ее заполнению.
  • Электронный трудовой договор
  • Типичные ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений.
  • Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • Практикум

Перевод на другую работу

  • Виды и порядок перевода сотрудника.
  • Алгоритм действия работодателя при переводах и изменении обязательных условий трудового договора
  • Перемещение: основания.
  • Действия работодателя при перемещении работников
  • Типичные ошибки, допускаемые работодателем при переводах и перемещениях
  • Практикум

Организационная культура компании. Аттестация персонала.

  • Понятие организационной культуры
  • Правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция: разработка и утверждение.
  • Требования законодательства к оформлению правила внутреннего трудового распорядка.
  • Аттестация персонала организации: цели, задачи аттестации
  • Порядок проведения и оформления аттестации персонала.
  • Практикум

Отпуска. Виды отпусков, порядок предоставления, оформление. Служебные командировки.

  • График отпусков: порядок разработки, оформления, утверждения
  • Типичные ошибки, допускаемые работодателем при формировании графика отпусков
  • Виды отпусков: порядок предоставления, оформления
  • Перенесение отпуска, отзыв из отпуска. Документирование. Алгоритм действия работодателя при отзыве сотрудника из отпуска, при перенесении отпусков.
  • Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком: порядок предоставления, оформление.
  • Работа на условиях неполного рабочего времени во время нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком
  • Процедура командирования. Документирование.
  • Оформление и оплата однодневных командировок
  • Требования законодательства к оформлению документов по командировкам
  • Случаи продления командировок и правила их оформления
  • Типичные ошибки, допускаемые при оформлении отпусков
  • Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства при оформлении отпусков
  • Практикум

Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение).

  • Прекращение трудового договора: общие основания
  • Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
  • Расторжение трудового договора по инициативе работника
  • Особенности увольнения отдельных категории работников
  • Порядок оформления прекращения трудового договора
  • Практикум

Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел. Организация текущего хранения кадровой документации.

  • Требования к порядку ведения и хранения трудовых книжек.
  • Трудовая книжка: оформление титульного листа, внесение записей о приеме, переводе, увольнении.
  • Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку. Основания выдачи, порядок оформления.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  • Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки.
  • Формирование, ведение личных дел.
  • Номенклатура дел кадровой службы.
  • Практикум

Организация воинского учета на предприятии

  • Как вести воинский учет при приеме на работу
  • Разработка плана работы по ведению ВУС и бронированию
  • Методические рекомендации по ведению воинского учета
  • Ответственность работодателя за нарушения по ведению ВУС

Подготовка кадровой документации к проверке ГИТ

  • Какие документы проверяет ГТИ
  • Как обжаловать результаты проверки
  • Порядок проведения плановых проверок

Защита персональных данных работников

  • Понятие персональных данных
  • Документы, содержащие персональные данные
  • Право работников на защиту своих персональных данных
  • Получение персональных данных работника от третьих лиц. Согласие работника на предоставление таких данных третьими лицами.
  • Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
  • Обработка персональных данных работников
  • Хранение и использование персональных данных работников
  • Положение о защите персональных данных
  • Сроки хранения персональных данных
  • Ответственность работодателя и работников за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных

Специальная оценка условий труда на рабочих местах

  • Определение специальной оценки труда
  • Алгоритм действий работодателя при проведении спец.оценки условий труда рабочих мест
  • Определение класса опасности на рабочих местах
  • Порядок передачи сведений о результатах проведения спецоценки условий труда на рабочих местах
  • Меры ответственности работодателя за нарушения требований охраны труда

Обучение проходит в удобное для Вас время в комфортабельных аудиториях. Всем желающим предоставляется возможность бесплатно посетить пробное занятие до заключения договора на обучение.

По окончании курса Вы получите удостоверение установленного образца.

Тема 1. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

  • Нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы организации и ведения кадрового делопроизводства.
  • Штрафные санкции за нарушение действующего законодательства.
  • Проекты законодательных актов, регулирующих трудовые отношения с работниками.
  • Ответственность работодателей и должностных лиц за нарушения трудового законодательства.
  • Виды и требования к составлению и утверждению внутренних локальных нормативных актов.

Тема 2. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при приеме на работу.

  • Организация системы кадрового документооборота. Перечень кадровых документов. Унифицированная система документации.
  • Оформление трудовых отношений с работником: проверка подлинности документов, предъявляемых соискателями; согласие на получение и обработку персональных данных; особенности оформления некоторых категорий работников; проверка наличия у работника периодов государственной службы и муниципальной службы, порядок уведомления; проверка наличия у работника дисквалификации, действия работодателя.
  • Последовательность процедур оформления трудовых отношений: ознакомление с нормативными локальными актами (обязательными и рекомендательными).
  • Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия трудового договора; особенности заключения срочного трудового договора; трудовой договор с руководителем и главным бухгалтером; особенности заключения трудового договора с совместителями.

Тема 3. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при изменении условий трудового договора.

  • Изменение условий трудового договора: изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон и без согласия работника; перевод и перемещение: отличия, процедура оформления.
  • Порядок оформления процедур совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличение объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.
  • Порядок оформления процедур изменение режима работы, условий оплаты труда, трудовой функции.

Тема 4. Особенности и основные различия трудового и гражданско-правовых договоров.

  • Ограничения и риски при заключении гражданско-правовых договоров. Сравнительный анализ, ответственность.

Тема 5. Организационно - правовое обеспечение кадрового делопроизводства при прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение):

  • Общая процедура прекращения трудового договора. Основания для прекращения трудового договора: по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
  • Порядок оформления приказа о прекращении трудового договора, окончательный расчет с работником, расчет компенсации за неиспользованный отпуск, порядок оформления и выдачи трудовой книжки.
  • Основания прекращения трудового договора с работником. Отзыв заявлений. Сроки увольнений. Компенсационные выплаты.
  • Правовые последствия несоблюдения процедуры увольнения. Судебная практика.

Тема 6. Порядок учета рабочего времени и времени отдыха.

  • Учет рабочего времени работодателем: табель учета рабочего времени, график сменности. Ненормированный рабочий день.
  • Оплата сверхурочной работы, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата времени простоя. Суммированный учет рабочего времени.
  • График отпусков: внесение изменений, график отпусков для новых сотрудников. Порядок предоставления и алгоритм оформления документов на отпуск: дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы, учебный, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, за вредность, за ненормированный рабочий день.
  • Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска. Разделение ежегодного отпуска на части. Отзыв из отпуска.

Тема 7. Служебная командировка.

  • Порядок оформления и размеры возмещения расходов.
  • Служебное задание и отчет о его выполнении.
  • Категории работников, которых можно отправить в служебную командировку, только с их согласия. зарубежные командировки.

Тема 8. Порядок оформления вынесения дисциплинарных взысканий работникам организации.

  • Процедура наложения дисциплинарного взыскания.
  • Учет обстоятельств вины работника и тяжести проступка.
  • Порядок снятия дисциплинарного взыскания.

Тема 9. Материальная ответственность сторон трудового договора.

  • Полная и частичная ответственность, пределы материальной ответственности, порядок взыскания ущерба.

Тема 10. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников.

Тема 11. Охрана труда и аттестация рабочих мест.

  • Обеспечение безопасности и охраны труда в организации.
  • Организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда: критерии оценки, контроль.

Тема 12. защита трудовых прав работников.

    Индивидуальные и коллективные трудовые споры. Полномочия комиссии по трудовым спорам. Арбитраж.

В программу курса «Делопроизводство» входит документное и бездокументное обслуживание, виды документов и правила их оформлении в делопроизводстве, формирование документов в дела, подготовка документов к архивному хранению и к уничтожению, работа с письменными обращениями граждан. В программу курса входят практические занятия по оформлению документов и созданию шаблонов документов на компьютере.
Целью курса является формирование у слушателей навыков составления и оформления организационно-распорядительных документов, навыков организации документооборота современного предприятия, контроля исполнения управленческих решений и обеспечения сохранности документированной информации. Программа курса рассчитана на изучение предмета с «ноля», но также может быть предложена менеджерам, секретарям и специалистам других сфер деятельности в целях повышения квалификации.
Для записи на курсы требуется компьютерная подготовка в объеме курса пользователь ПК и знание word. Слушатели обеспечиваются необходимыми методическими материалами.

После окончания курса вам предоставляется возможность подать заявку на получение свидетельства о квалификации государственного образца с внесением в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов.

Свидетельство о квалификации – документ о профессиональной квалификации государственного образца, подтверждающий успешное прохождение процедуры независимой оценки квалификации на соответствие профессиональному стандарту,
с уникальным QR -кодом и внесением сведений в общероссийский Реестр Национального агентства развития квалификаций.

Преимущества квалифицированных специалистов :

  • документальное подтверждение соответствия профессиональному стандарту;
  • преимущество при трудоустройстве и повышение востребованности на рынке труда;
  • внесение в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов;
  • определение линии дальнейшего повышения квалификации и карьерного роста;
  • обеспечение психологического комфорта и уверенность в собственных возможностях.

Программа курса

Программа курса

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства. Требования к оформлению управленческих документов.
  • Введение в специальность. Делопроизводство, термины и определения. Состав нормативно-методической базы делопроизводства. Документ (в том числе, электронный) и системы документации. Унификация управленческих документов.
  • Формуляр-образец, состав и расположение реквизитов. Современные способы и техника создания документов. Виды бланков организации. Требования к составлению и оформлению управленческих документов. Особенности работы с официальным документом.
Тема 2. Справочно-информационная документация.
  • Назначение и состав справочно-информационной документации. Записки, протоколы, акты, справки. Составление и оформление документов.
  • Деловая корреспонденция. Классификация, структура писем. Лексика и стиль деловой корреспонденции. Правила составления и оформления писем. Создание серийных писем. Особенности оформления телеграмм, телефоно- и факсограмм, электронных сообщений.
Тема 3. Распорядительная документация в системе ОРД.
  • Назначение и состав распорядительной документации. Приказы, распоряжения, решения. Составление и оформление распорядительных документов.
Тема 4. Организационно-правовая документация.
  • Назначение и состав организационно-правовой документации. Устав, положение, инструкция, договор. Составление и оформление должностной инструкции делопроизводителя.
Тема 5. Документооборот в организации.
  • Формирование дел. Экспертиза ценности документов, в том числе, электронных. Номенклатура дел для формирования и хранения документов. Порядок хранения документов. Составление и оформление Номенклатуры дел.
  • Документооборот, документопотоки и работа с ними. Понятие об электронном документообороте. Контроль исполнения документов. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Тестирование

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

  • Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

    • На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

    Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

  • Изучение важных документов организации.

    • Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

  • Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

    • Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

    Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

    • Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.

    • Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

  • Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

    • Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

    Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

    Обязанности специалиста по кадрам

    У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

    • Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
    • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
    • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
    • Проведение и подготовка кадровых приказов.
    • Расчет и последующее начисление .

    Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

    Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

    • отслеживание рынка по заработной плате;
    • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
    • составление списка открытых вакансий в организации;
    • разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

    Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

    Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

    Ошибки, допускаемые в отделе кадров

    В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

    1. При оформлении и увольнении работника.

      2. Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

    2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
    3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
    4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

    Восстановление порядка в кадровом учете

    Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.

      3. В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

      Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

      Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

    3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
    4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
    5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
    6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
    7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
    8. Проверка трудовых книжек.
    9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
    10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

    Автоматизация в делопроизводстве

    Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

    Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

    • Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
    • После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
    • Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
    • Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

    Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

    1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
    2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
    3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
    4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

    Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

    Как организовать кадровый учет в только что созданной компании – смотрите в видео-семинаре: