В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей "Песенке бюрократа" точно подметил, что главную особенность российского общества: "без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!". Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей "Песенке бюрократа" точно подметил, что главную особенность российского общества: "без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек!". Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа , для которых документ - это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности.

Отметим, что сегодня данная профессия переживает "второе рождение", обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как "ходовой" товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения - большой популярностью среди абитуриентов.

Кто такой документовед?


Высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства.

Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова "документ" до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца.

Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и:

  • разработку форм и табелей документов;
  • систематизацию состава документооборота;
  • экспертизу и организацию хранения документов;
  • обеспечение "движения" документов от руководства к подчиненным;
  • создание документальных баз;
  • визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения;
  • осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации;
  • оптимизация документопотока организации или предприятия.

Какими личностными качествами должен обладать документовед?

Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к "бумажной" работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:


Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.

Преимущества профессии документоведа

Основным преимуществом профессии документоведа является ее "универсальность". Диплом специалиста по организации документооборота и обширный "багаж знаний", полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц).

Привлекает в этой профессии и богатая должностная "вариативность". После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д.

Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия.

При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом.

Недостатки профессии документоведа


Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения.

Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа.

Где можно получить профессию документоведа?

Российский институт профессионального образования "ИПО" - проводит набор учащихся на получение Обучение в ИПО - это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как "Документационное обеспечение предприятия", "Документоведение" или "Информационное обеспечение предприятия". Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России , как:

  • Нижневартовский государственный гуманитарный университет;
  • Иркутский государственный университет;
  • Московский финансово-юридический университет;
  • Донской государственный технический университет;
  • Воронежский институт экономики и социального управления.

Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.

Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц

Востребованность

Оплачиваемость

Конкуренция

Входной барьер

Перспективы

Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

  1. «Документоведение».
  2. «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру - возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

  • Московский финансово-юридический университет.
  • Донской технический госуниверситет.
  • Иркутский госуниверситет.
  • Воронежский институт экономики и социального управления.
  • Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать , и или . Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

  • составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
  • систематизировать документооборот;
  • организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
  • заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
  • сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
  • передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
  • наводить порядок во входящих документах;
  • создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
  • готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа - грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование - обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь - способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги - все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

  • Москва - от 25 до 60 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург - от 25 до 50 тысяч рублей.
  • Краснодар - от 15 до 35 тысяч рублей.
  • Новосибирск - от 20 до 40 тысяч рублей.
  • Тюмень - от 20 до 60 тысяч рублей.
  • Волгоград - от 12 до 25 тысяч рублей.
  • Ростов-на-Дону - от 20 до 30 тысяч рублей.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии - ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов - возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество - приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый - монотонность деятельности. А второй - уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация - важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того - она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

I. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. На должность:

Документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению

(начальника отдела

документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного

4. Документовед должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

4.5. Организацию архивного дела.

4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

4.7. Основы программирования.

4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

4.10. Документообразование.

4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Законодательство о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда.

5. Документовед подчиняется непосредственно

(начальнику отдела документационного

обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

6. Организует внедрение систем ведения документации.

7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Документовед несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

IV. Ответственность

Документовед вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

документоведа,

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность документоведа, подразделения «Оперативные технологии» (далее - Документовед,) НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников» (далее Учреждение).

1.2. На должность документоведа, назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

  • Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
  • Высшее образование - бакалавриат;

    • 1.3. Документовед, должен знать:

  • Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
  • Критерии определения ценности документов для их отбора на дальнейшее хранение или уничтожение;
  • Правила систематизации и классификации документов;
  • Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота;
  • Особенности хранения электронных документов;
  • Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их подготовки к передаче в архив организации;
  • Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
  • Методики ведения срокового контроля и контроля по существу решаемого вопроса;
  • Порядок определения сроков исполнения документов в организации;
  • Технологические этапы работы с различными категориями документов организации;
  • Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов;
  • Порядок исполнения документов в организации;
  • Условия снятия документа с контроля в организации;
  • Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму в традиционном и автоматизированном режимах;
  • Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок;
  • Способы получения информации из различных источников;
  • Порядок доступа к различным категориям информации в организации;
  • Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации;
  • Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа;
  • Правила и порядок формирования баз данных организации;
  • Формы представления информации и их особенности;
  • Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информационных технологий, используемых в документационном обеспечении управления;
  • Функциональные особенности различных систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
  • Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы документационного обеспечения управления;
  • Действующие международные и национальные стандарты в области управления документацией;
  • Правила организации делопроизводственных процессов;
  • Рынок программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления;
  • Критерии оценки качества создаваемой документации;
  • Порядок функционирования информационных систем документационного обеспечения управления;
  • Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
  • Правила составления различных видов управленческих документов;
  • Правила составления текстов документов организации;
  • Видовой состав управленческих документов организации;
  • Принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей организации;
  • Общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации;
  • Методические документы и национальные стандарты в сфере документирования;
  • Требования охраны труда;
  • Распределение функций и вопросов деятельности между структурными подразделениями организации;
  • Методические документы и национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления;
  • Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации;
  • Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления;
  • Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения по документационному обеспечению управления;
  • Методы регламентации делопроизводственных процессов;
  • Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
  • Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
  • Состав локальных нормативных актов организации;
  • Функциональные особенности системы электронного документооборота организации;
  • Распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями организации;
  • Порядок и содержание процедур по работе с документами организации;
  • Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления;

    • 1.4. Документовед, должен уметь:

  • Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации;
  • Систематизировать документы, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
  • Проводить экспертизу ценности документов организации, определять сроки их хранения;
  • Подготавливать описи документов, передаваемых в архив организации;
  • Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь;
  • Обеспечивать защиту документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения;
  • Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации;
  • Осуществлять поиск документов в процессе их текущего хранения в организации;
  • Настраивать параметры разделов номенклатуры в системе электронного документооборота организации;
  • Определять или устанавливать сроки исполнения документов;
  • Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения;
  • Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации;
  • Обобщать и анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации;
  • Осуществлять постановку на контроль, снятие с контроля документов и поручений руководства;
  • Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями к форме представления информации;
  • Работать с электронными базами данных и системами электронного документооборота организации;
  • Структурировать информацию, выделять необходимую для работы службы документационного обеспечения управления организации;
  • Подбирать, систематизировать и классифицировать документы по определенным критериям;
  • Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора в соответствии с заданиями руководства организации;
  • Работать в системе электронного документооборота организации;
  • Выявлять приоритетные направления автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
  • Представлять результаты анализа делопроизводственных процессов организации в графическом виде;
  • Проводить анализ и оценку возможностей систем электронного документооборота, разработанных для организаций;
  • Определять эффективность мероприятий по автоматизации документационного обеспечения управления в организации;
  • Применять методологию организационного проектирования при анализе системы документационного обеспечения управления в организации;
  • Применять конкретные виды документов для реализации функций управления в организации;
  • Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации;
  • Разрабатывать требования к информации, включаемой в документы организации;
  • Проводить унификацию форм документов, применяемых в управленческой деятельности организации;
  • Работать с шаблонами документов в информационной системе организации;
  • Использовать организационную офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности;
  • Совершенствовать систему документирования управленческой деятельности организации;
  • Разрабатывать стандарты документирования управленческой деятельности организации;
  • Формулировать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления и обосновывать их перед руководством своего подразделения;
  • Проводить классификацию информации в соответствии с задачами документационного обеспечения управления организации;
  • Актуализировать локальные нормативные акты организации по документационному обеспечению ее управления;
  • Вести консультационную деятельность по вопросам, связанным с организационно-распорядительной документацией организации;
  • Оказывать методическую поддержку и помощь работникам организации по вопросам документационного обеспечения управления организацией;
  • Анализировать локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления организации;
  • Подготавливать проекты локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организации;
  • Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в документационном обеспечении управления организации;
  • Выполнять работу с документами в рамках процедур, установленных в организации;
  • Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации;
  • Создавать базы данных по организационно-распорядительным документам организации и осуществлять контроль их ведения;
  • Регистрировать документы организации ограниченного доступа;
  • Выделять документы организации, не требующие регистрации;
  • Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
  • Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов ее документов;
  • Вести учет и анализ объема документооборота организации;

    • 1.5. Документовед, назначается на должность и освобождается от должности приказом директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    1.6. Документовед, подчиняется директору Учреждения и начальнику подразделения «Оперативные технологии»

    2. Трудовые функции

  • 2.1. Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения.
  • 2.2. Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации.
  • 2.3. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации.
  • 2.4. Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации.
  • 2.5. Организация документирования управленческой деятельности в организации.
  • 2.6. Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией.
  • 2.7. Организация документооборота в организации.

    • 3. Должностные обязанности

  • 3.1. Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение.
  • 3.2. Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления.
  • 3.3. Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации.
  • 3.4. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата.
  • 3.5. Обеспечение сохранности созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях.
  • 3.6. Составление и ведение номенклатуры дел организации.
  • 3.7. Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи).
  • 3.8. Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации.
  • 3.9. Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации.
  • 3.10. Информирование руководства и подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации.
  • 3.11. Корректировка сроков исполнения документов в организации.
  • 3.12. Снятие документов и поручений руководства организации с контроля.
  • 3.13. Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах.
  • 3.14. Организация исполнения документа организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения.
  • 3.15. Постановка документов и поручений руководства организации на контроль.
  • 3.16. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации.
  • 3.17. Формирование требований к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления.
  • 3.18. Разработка форм представления информации по запросу руководства организации.
  • 3.19. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
  • 3.20. Обеспечение доступа к документам и информации организации.
  • 3.21. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления.
  • 3.22. Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации.
  • 3.23. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
  • 3.24. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.
  • 3.25. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации.
  • 3.26. Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации.
  • 3.27. Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации.
  • 3.28. Внесение предложений по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации.
  • 3.29. Выполнение поручений руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций.
  • 3.30. Разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.
  • 3.31. Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации.
  • 3.32. Организация работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации.
  • 3.33. Контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации.
  • 3.34. Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации.
  • 3.35. Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации.
  • 3.36. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.
  • 3.37. Ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления.
  • 3.38. Представление актуализированных проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления.
  • 3.39. Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления.
  • 3.40. Подготовка проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления.
  • 3.41. Совершенствование системы индексации документов организации.
  • 3.42. Консультирование работников организации по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах.
  • 3.43. Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации.
  • 3.44. Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию.
  • 3.45. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации.
  • 3.46. Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации.
  • 3.47. Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации.
  • 3.48. Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации.
  • 3.49. Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации.
  • 3.50. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации.
  • 3.51. Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.

    • 4. Права

    Документовед, имеет право:

    4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности документоведа, .

    4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

    4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию документоведа, .

    4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

    4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

    4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

    4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

    4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

    5. Ответственность

    Документовед, несет ответственность за:

    5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

    5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

    5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

    5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

    5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

    5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

    За вышеперечисленные нарушения документовед, может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

    Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 мая 2017 г. № 416н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

    Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

    Образец должностной инструкции документоведа

    1. Общие положения

    1. Документовед включается в разряд специалистов.
    2. На должность:
      • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
      • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
      • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
    3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
      • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
      • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
      • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
      • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
      • создание и правильное ведение архивного дела;
      • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
      • начальные навыки программирования;
      • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
      • основы экономики, организации труда и управления;
      • нормы законов РФ о труде;
      • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
      • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
    4. Документовед во время своей работы опирается на:
      • Устав (Положение) организации;
      • должностную инструкцию;
      • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
    5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
    6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

    2. Должностные обязанности

    В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

    1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
    2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
    3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
    4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
    5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
    6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
    7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
    8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
    9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

    3. Права

    Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

    1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
    2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
    3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
    4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
    5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

    4. Ответственность

    Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

    • за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
    • за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
    • за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

    ФАЙЛЫ

    Для чего требуется должностная инструкция в компании

    Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

    • предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
    • обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
    • обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
    • разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
    • закрепить границы ответственности для персонала.

    Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

    Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

    Какая информация должна быть в тексте бумаги

    В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

    Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

    Раздел «Общие положения»

    В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

    В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

    Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

    Раздел «Должностные обязанности»

    Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

    Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

    Раздел «Права работника»

    В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

    Раздел «Ответственность работника»

    Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

    Общие моменты оформления

    Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21.08.1998 №37, или профстандартах.

    Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

    Как оформить должностную инструкцию

    1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
    2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
    3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
    4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

    К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.