Обязанностей у секретаря немало, но их объединяет единая цель: оказание руководителю максимальной помощи в работе и экономии времени. Секретарю необходимо работать с документацией, телефоном, факсом, заниматься приемом и распределением звонков, общаться с посетителями, организовывать встречи, совещания, командировки руководства.

Обязанности секретаря

Нередко в небольших организациях на секретаря возлагаются еще и функции делопроизводителя. К ним относят ведение и управление официальными бумагами, составление документов, организация движения и деятельности с ними, ведение учета и хранения.

При не слишком существенном объеме это входит в обязанности секретаря. Если же объемы очень большие, вводится должность делопроизводителя, требующая специального образования. Основная деятельность секретаря – работа с офисной техникой и документами. Требуется внимательность, аккуратность.

Преимущественным моментом становится знание иностранных языков. При составлении резюме в обязательном порядке указывают уровень владения ими.

Конкретной специализацией образование отличаться в обязательном порядке не должно. Однако непременным условием является его суть, связанная с умением анализировать данные, нахождением подхода к людям.

В личных качествах не лишне упомянуть о собранности, организованности и коммуникабельности. Секретарь является лицом компании. Должность достаточно ответственна.

В обязанности включены распределение телефонных звонков, встречи посетителей. Принято считать секретарскую работу начальным этапом карьерной лестницы. Но для такого трамплина обязателен довольно высокий уровень образования.

Внешний вид секретаря – визитная карточка предприятия. Обязанности могут ограничиваться исключительно подачей кофе и приемом звонков, но вероятно расширение в вид составления важнейших документов и организации отдыха руководства и его семьи.

Поэтому в составляемом резюме важно указывать достижения. Это обязательно даже в том случае, если предыдущее место работы являлось курьерской должностью. Указание достижений дает потенциальному работодателю понимание того, что соискатель умеет подводить своеобразные итоги своей деятельности на рабочем месте и навыки выделения ключевых моментов опыта.

Успехи

Достижения всегда показательны, так как инициативные и продуктивные сотрудники интересны любому работодателю. Указывать достижения лучше всего при помощи конкретных цифр либо фактов.

Достаточно упомянуть несколько ключевых моментов, но действительно значимых и важных. Это позволит без перегрузки раздела огромным количеством информации выделить основное. При перечне главных свершений следует подчеркнуть, какую выгоду либо пользу получила компания.

К примеру, указав успехи, можно завершить предложение фразой о том, что внедрение обеспечило снижение расходов фирмы на определенное количество процентов. Описывать свои достижения важно правильно. Не следует превращать резюме в подобие должностной инструкции. Даже если для описания опыта этот документ и взят за основу, есть смысл тщательно проверить все формулировки.

Иногда успехи описывают от первого лица. Эти формулировки слегка противоречат общему концепту резюме. Лучше воздерживаться от их употребления. Более удобны и обоснованы варианты «была внедрена», «была реализована стратегия..., что обеспечило...» и так далее.

Можно сослаться на какие-либо наиболее значимые успехи в сопроводительном письме, отправляемым вместе с резюме. После чтения такого послания работодатель либо менеджер наверняка пожелает ознакомиться и с прилагаемым документом.

Свои достижения могут быть даже на рутинной работе. Среди них есть наиболее выигрышные:

  • успешное прохождение нескольких проверок;
  • ускорение документооборота на предприятии внедрением и разработкой совместно с отделом программирования электронной базы;
  • организация успешного перехода крупной компании с версии 7.7 «1С:Предприятие» на 8.3;
  • повышение эффективности деятельности планового отдела за счет внедрения автоматизации расчетов, что обеспечило сокращение штата экономистов в два раза.

Важно описывать действительно достигнутое. Не следует присваивать успехи главного бухгалтера, если его обязанности не входили в выполняемые функции. А некоторых случаях при смене рода деятельности возникает необходимость приближения побед к новым задачам карьерного роста.

Профессиональные достижения демонстрируют реализованные в ходе деятельности задачи и цели. Они могут являться следствием проявления необходимого набора качеств. Для руководителя это означает немало.

Так, среди успешных вариантов могут значиться:

  • координирование работы топ-менеджеров компании;
  • подготовка договоров, необходимой документации на подписание;
  • прием звонков с их распределением;
  • отправка, получение и регистрирование корреспонденции;
  • встреча и координация гостей;
  • помощь и организации корпоративных мероприятий;
  • Travel-поддержка;
  • административная поддержка руководителя;
  • обеспечение всем необходимым для полноценного функционирования;
  • координирование деятельности клининговой и курьерской служб;
  • стрессоустойчивость и бесконфликтность, прекрасные навыки общения с людьми;
  • приятная элегантная внешность;
  • навыки пользования офисной техникой;
  • умение работать с конфиденциальной информацией;
  • владение ПК, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook и другими компьютерными программами работы с электронной почтой, «Консультант Плюс», Lotus на уровне продвинутого пользователя.

В число успешных примеров составленных резюме входят те, в которых указаны и выполняемые обязанности. Также есть смысл поставить в известность потенциального работодателя о причинах, вследствие которых не состоялось официальное трудоустройство ранее.

Значимость указания достижений

Вариантом удачного указания необходимых качеств в свете требований к соискателю может служить следующее:

  • организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки;
  • перевод документации, в том числе технической;
  • работа с оргтехникой;
  • консультирование клиентов по услугам компании;
  • организация встреч VIP-гостей;
  • обеспечение приятной и комфортной рабочей обстановки.

В качестве причин ухода с прежнего рабочего места есть смысл указывать реальные причины. К примеру, труд без официального оформления, по гражданско-трудовому договору. Обязательно прикладывается соответствующий документ.

В числе вариантов допускаются: при рассмотрении предложений какие-либо объективные причины не приводили к трудоустройству;

  • большая удаленность места будущей работы от места жительства (неудобно добираться);
  • несоответствие обязанностей заявленным в объявлении;
  • непрозрачные условия оплаты;
  • несоблюдение ТК;
  • переквалификация, творческий отпуск, семейные обстоятельства.

В перечне профессиональных навыков и умений указывают те, что способствуют достижениям. Это могут быть ответы на звонки, регистрация их с информированием руководителя, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление служебных записок, работа с любыми документами.

Очень неплохо упомянуть об опыте выдачи поручений сотрудникам от руководителя и контроле их исполнения, поиск подрядчиков для отдельных задач, обеспечении рабочего места руководителя необходимыми средствами в виде канцпринадлежностей, техники, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников, ведение архива дел и документов, обеспечение их сохранности, передача в архив, организация командировок руководителя, заказы билетов авиа и железнодорожных, бронирование гостиниц.

Профессиональные достижения в резюме – важная его часть. Ни в коем разе не следует пренебрегать ею при самостоятельном составлении резюме и надежде на произведение благоприятного впечатления на работодателя. Из трудового опыта выделяют действительно свои заслуги, участие в проектах, реализацию каких-либо задач, повышение квалификации. Какие-либо достижения можно выделить в любой сфере деятельности.

Не нужно стесняться немного хвалить себя. Это поможет сделать резюме интересным работодателю. Тогда и приглашение на собеседование ждать себя не заставит.

Работу секретаря-референта характеризует разноплановость выполняемых задач, динамичная ситуация, необходимость оперативно решать проблемы и параллельно заниматься несколькими видами деятельности. По этой причине к кандидату, который пытается трудоустроиться, предъявляют целый ряд личностных и деловых требований.

К претенденту могут выдвигаться серьезные квалификационные требования (знание делопроизводства в совершенстве, высшее образование, владение иностранными языками). Поэтому, для того чтобы вас услышали, важно правильно оформить резюме секретаря.

Должностные обязанности

Обычно секретарь занимается планированием рабочего дня своего руководителя, телефонными переговорами, обработкой писем, поступающих на электронную и обычную почту. Кроме этого, на его плечах лежит ответственность за выполнение поручений вышестоящего человека и ведение стенографии совещаний компании.

Оповещение сотрудников фирмы и непосредственного руководителя о предстоящих деловых встречах, мероприятиях, сроках сдачи документации, изменениях в календарном графике - лишь малое дополнение к обязанностям секретаря.

Требования к кандидатам

Претендент на должность секретаря руководителя должен быть общительным, обладающим грамотной письменной и устной речью, аккуратным, усидчивым, внимательным, знающим иностранный язык. Быстрая адаптация к коллективу и готовность в краткие сроки решать сложные ситуации - это те черты, которые очень ценятся руководством солидных компаний.

Что писать в резюме секретаря-референта?

Написание этого документа стоит начать с перечисления деловых и личностных навыков, которые пригодятся в новой компании.

Один из главных пунктов резюме секретаря - полученное образование. Если вы закончили гуманитарный факультет с уклоном в иностранные языки, то это лишь поможет вам быстрее найти достойную работу.

Очень важно описать имеющийся опыт работы. Также следует упомянуть функциональные обязанности, которые вам приходилось выполнять на ранее занимаемых должностях.

Если с прошлого места работы вы ушли с достоинством, можете смело указывать контактные данные бывшего руководителя. В HR-отделе компании могут проверить информацию, указанную в резюме секретаря, а ваш экс-начальник непременно поспособствует скорому рассмотрению вашей заявки.

Рекомендательные письма с прошлых мест работы станут отличным дополнением к резюме.

Пример резюме

Выше была описана главная информация, которую следует указать в резюме секретаря, образец которого мы сейчас продемонстрируем.

ФИО: Павленко Оксана Викторовна.

Цель: получение должности секретаря-референта в компании «Технологии Х».

Дата рождения: 12.06.1969.

Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх.

Образование:

1980-1984 гг. - Московский государственный педагогический университет по специализации педагог-психолог.

2001-2006 гг. - Курсы усовершенствования французского и английского языков при ХГУ.

Опыт работы:

1985-2009 гг. - Коммерческий банк «Золотая жила». Занимаемая должность - помощник руководителя, секретарь-референт. Обязанности: переговоры с иностранными партнерами, ведение делопроизводственной документации, перевод нормативных актов, участие в переговорах, составление рабочего плана руководителю, бронирование номеров в зарубежных отелях для сотрудников в командировках.

Профессиональные навыки: составление графика работы, организация приемов коллег и партнеров компании, ведение протоколов совещаний, делопроизводство согласно законодательным требованиям.

Дополнительные сведения: свободный уровень разговорного английского; знание в совершенстве программ Lotus, MS Office, WinFaxPro; скорость письма - 240 знаков в минуту.

Адрес прописки: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 64, кв. 247.

Семейное положение: замужем, дочь 5 лет.

Желаемая з/п: от 34 тысяч рублей.

Это всего лишь пример резюме секретаря, но его исполнение близко к реальным требованиям.

Как вы думаете: Что обязательно должно быть в резюме или прилагаться к нему?

Poll Options are limited because JavaScript is disabled in your browser.

Мнение эксперта

Наталья Молчанова

Менеджер по подбору персонала

Секретарь – это правая рука любого управляющего организацией, поскольку от него зависит эффективная деятельность компании.

В обязанности секретаря входит:

  • оформление исоставление деловой документации,
  • выполнение требований напрямую от начальника,
  • решение любых организационных вопросов.

Большие требования оправдываются перспективой карьерного роста, поскольку нередки случаи, когда в дальнейшем такие секретари получали должности менеджеров или даже директоров.

  • Труд секретаря делопроизводителя сводится к приёму корреспонденции, разговоры с клиентами в телефонном режиме, организация совещаний и делопроизводство.
  • Секретарь на ресепшн – принимает посетителей и гостей, сервисное сопровождение процессов переговоров, общение по телефону, факсу и почте с клиентами.
  • Обязанности секретаря администратора – эффективная организация взаимодействия работников всего офиса, поддержание контроля и порядка в рабочем помещении, принятие участия в разработке бизнес проектов, организация работы на основе современных технологий и техник, соответствие безопасным условиям работы.
  • Задачи личного секретаря – находится всегда в курсе всех важнейших событий и мероприятий, разрабатывать график проведения тех или иных организаций, выполнение большинства личной работы руководителя, освобождая его от многих обязанностей, а сами условия обговариваются уже лично.
  • Секретарь судебного заседания чаще всего привязывается к одному конкретному судье. Такой человек выполняет письменную документальную работу, а также принимает участие в судебных процессах. Основной задачей является подготовка материала для судебного дела, а для этого приходится: архивировать документацию и передавать её в канцелярию, соответствовать стандарту законодательства страны, вести протолок судебного заседания, рассылать повестки и вызывать лица участвующие в деле. Предъявляемые требования к этой должности довольно высокие: иметь высшее юридическое образование, стаж работы не менее двух лет, умелый пользователь персонального компьютера.
  • Пресс секретарь – занимается поиском и подборкой сотрудников для пресс центра, представляет бренд, подготавливает актуальные и интересные новости, информацию, презентации. Основная часть его деятельности приходится на общение с СМИ.
  • Секретарь с интимным сопровождением (услугами) – это идеально сочетание любовницы и сотрудницы, что делает её максимально полезной во всех повседневных делах делового человека.
  • Вакансия секретаря помощника подразумевает распределение должностных обязанностей между сотрудниками, поддержание чистоты и порядка, организация приёма посетителей, личная подготовка самых важных и трудных документов, докладывать руководителю компании о выполненных работах.
  • Должность секретаря руководителя требует выполнения таких обязанностей как: приём на рассмотрение руководителем его корреспонденции, ведёт делопроизводство, собирает и подготавливает на компьютере информацию касательно принятия важных решений, готовит все бумаги для начальника.

Устроиться на работу в офис можно в качестве секретаря помощника, если ваши соответствуют этим:

  • среднее ,
  • знание ,
  • знание делопроизводства
  • иногда требуется .

На должность секретаря

Фамилия Имя Отчество

  • Дата рождения:
  • Семейное положение:
  • Домашний адрес:
  • Контактный телефон:
  • Эл. Почта:

Цель: занять вакансию секретарь
  • 5 лет успешной работы секретарем.
  • Приятная, привлекательная внешность.
  • Хорошая память и дикция.
  • Грамотная устная и письменная речь.
  • Организаторские способности.
  • Наличие рекомендательных писем.

Достижения и навыки

  • Оптимизация электронного документооборота, позволившая сократить временные затраты.
  • Владею техникой слепой печати.
  • Скорость набора текста 310 знаков в минуту (русская раскладка), 285 знаков в минуту (английская раскладка).
  • На переговорах выполняла функции секретаря-переводчика.

Образование

2004-2009 гг. Хмельницкий национальный университет. Факультет иностранных языков. Специальность референт-переводчик английского языка. Во время учебы стажировалась в Англии. Работала волонтером.

Дополнительное образование

2011 г. Тренинг “Школа секретаря-референта”. Бизнец центр “Малби”. г. Харьков.

2012 г. Учебный курс “Секретарское дело с использованием ПК”.

2014 г. Учебный курс по ведению делопроизводства.

Опыт работы

2012-2015 гг. ООО “Директ”. Секретарь-референт.

  • Делопроизводство, документооборот.
  • Планирование графика работы руководителя.
  • Ознакомление сотрудников с распоряжениями.
  • Прием посетителей.
  • Организация командировок руководителя.
  • Визовая поддержка руководителей и сотрудников офиса.

2009-2011 гг. Компания “Деловой мир”. Секретарь.

  • Прием и распределение телефонных звонков.
  • Подготовка деловых документов на подпись руководителю.
  • Организация документооборота.
  • Перевод документации, в том числе и технической.
  • Организация переговоров, встреч, ведение протоколов.

Личные качества и черты характера

  • коммуникабельность (работа с посетителями, руководством),
  • исполнительность (во время внести изменения в график руководителя),
  • ответственность (организация переговоров, прием VIP гостей),
  • психологическая стрессоустойчивость,
  • пунктуальность,
  • доброжелательность.

Дополнительная информация

  • Продвинутый пользователь ПК.
  • Знание офисной оргтехники и мини АТС.

Знания иностранных языков: свободно владею русским, украинским, английским, немецким, польским. Технический французский и итальянский.

Примеры резюме

Знание правил делопроизводства и документооборота, оказание содействия секретарю судебного производства в составлении списков дел, назначенных к слушанию на заданную дату, помощь в подготовке к назначению гражданских дел к слушанию, направление судебных повесток, извещение участников процесса, оказание помощи в оформлении исполнительных листов по делам, ведение журнала учета дел, назначенных к слушанию, проверка явки лиц, в судебное заседание, ведение протоколов судебных заседаний, оформление гражданских и уголовных дел после их рассмотрения, разработка документов правового характера, работа с клиентами, ведение документооборота, деловая переписка, учет, хранение, регистрация входящей и исходящей документации, прием и распределение входящих телефонных звонков, факсов, электронных сообщений, организация совещаний, заседаний, подготовка необходимой документации, работа с оргтехникой, поддержание жизнеобеспечения офиса, заказ канцелярии, расходных материалов, доставка документов подготовка простых юридических документов подготовка типовых документов, выполнение поручений руководителя, подготовка отчетных справок о проделанной работе. Навыки межличностного общения: умение слушать и убеждать собеседника, коммуникативные. Навыки лидерства: настойчива при достижении поставленных целей, самостоятельна в принятии решений, умение проявить выдержку, собранность, принципиальность, умение сосредоточить силы и ресурсы на стратегически главном направлении. Бизнес навыки: знание и владение своей специальностью, стремление к расширению знаний, умение работать в команде и самостоятельно. Личные качества: целеустремленность, трудолюбие, честность, обязательность, мобильность, тактичность. Базовые знания английского языка. Владение ПК, оргтехникой.

Дополнительные сведения:

Ответственность, дисциплинированность. Обучаемость. Без вредных привычек. Внимательность, порядочность, пунктуальность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, организованность, целеустремленность, аналитический склад ума, ответственность, усидчивость, трудолюбие, нацеленность на результат, высокая работоспособность, высокий потенциал, умение работать с большим объемом информации и в режиме многозадачности, желание работать и профессионально развиваться.