Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Исследование систем управления

Анализ коммуникаций в системе управления

• Введение
• 1. Коммуникации в системе управления
• 1.2 Коммуникационный процесс
• 2. Анализ коммуникационного процесса в организации
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

На сегодняшний день коммуникации играю очень важную роль в управлении. Деятельность абсолютно любой организации немыслима без эффективного обмена информацией.

Любая деятельность руководителей, направленная на достижение каких-то целей требует эффективной коммуникации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то организация прекратит свое существование.

На современном этапе развития экономики руководитель вынужден затрачивать на коммуникации от 50 до 90% всего своего времени. Кому-то это может показаться невозможным, хотя если принять во внимание, что он делает это ради того, чтобы наиболее полно реализовать свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, то это время уже не кажется слишком большим.

Для успешной работы всего предприятия в целом необходимы эффективные коммуникации. Ни для кого не секрет, что коммуникации оказывают сильное влияние на успех организации, однако, в ходе опроса, проведенного учеными, выяснилось, что около 72% американских, 84% японских и 63% английских руководителей считают, что коммуникации выступают основной преградой на пути достижения эффективности их организациями. На основании данных опросов можно сделать вывод, что главной проблемой являются не коммуникации, а именно неэффективные коммуникации.

Лишь те руководители, которые эффективно проявляют себя в коммуникациях - эффективны и в работе. Такие руководители представляют суть коммуникационного процесса, понимают, насколько сильно среда влияет на обмен информацией, а также умеют грамотно общаться, причем как письменно, так и устно.

Одной из главных целей любого менеджера является искусное овладение коммуникацией, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Коммуникации играют главенствующую роль не только в маленьких фирмах, но и в крупных компаниях и корпорациях. От того, насколько эффективными являются коммуникационные связи, зависит будущее, как всей компании, так и людей, в ней работающих, а если смотреть более широко, то и благополучие всего государства.

Коммуникационные процессы занимают важное место в жизни человека, гражданина и государства, наличествуют в работе всех общественных институтов.

Тема проведенного исследования выбрана не случайно, потому как коммуникации являются процессом острых дискуссий в сфере управления и более или менее четкого понимания данного процесса достичь пока не удалось. Целью данной курсовой работы является выявление роли информационных систем и управления в организации коммуникаций.

Объектом исследования данной работы является коммуникационный процесс. Предметом - процесс проведения анализа коммуникационного процесса.

Основные задачи, решаемые в ходе курсовой работы:

Изучить понятие коммуникации в системе управления;

Определить виды и модели коммуникаций;

Рассмотреть коммуникационный процесс, его основные элементы, этапы, дать им характеристику;

Проанализировать эффективность вертикальных (восходящих и нисходящих коммуникаций;

Изучить методы внутриорганизационных коммуникаций;

Сделать выводы на основе проведенного анализа.

1 . Коммуникации в системе управления

управление коммуникация межличностный

1.1 Основные понятия коммуникации

Одним из первостепенных условий существования абсолютно любой организации является достижение поставленных целей, но это, как правило, невозможно без контакта с внешней средой. Отсюда следует, что эффективность работы организации зависит не только от качества услуг, либо товаров, которые она предлагает, но и от взаимоотношений организации с людьми или же организациями, которые эти товары и услуги будут получать. Важным качеством руководителя на сегодняшний день является умение грамотно выстроить отношения с группами общественности, другими словами он должен уметь эффективно использовать коммуникации.

Ключевым фактором ведения деятельности коммуникации в организации выступает создание такой среды внутри организации, которая благоприятна для успеха организации в работе. Коммуникации, протекающие в организации, могут вестись по разным направлениям, которые могут быть направлены как на различные группы общественности (например, на широкую общественность), так и на достижение каких-либо конкретных целей. Таким образом, организации чрезвычайно важно наличие устойчивых информационных связей со своими партнерами, потребителями товаров и услуг и т.д.

В наше время термин «коммуникация» получил широкое распространение и часто используется как специалистами, так и непрофессионалами. Термин «коммуникация» возник от латинского «communis», что в переводе значит «общее». Лицо, которое передает какую-либо информацию пытается установить «общность» с лицом, которое эту информацию получает. На основании вышесказанного можно представить коммуникацию в виде передачи не только информации, а ее сущность, смысла при помощи символов.

Все, что нам известно о коммуникативных процессах в управлении базируется на следующем определении коммуникаций.

Коммуникация -- это процесс, при котором сообщение передается от источника к получателю для того, чтобы изменить поведение последнего. Коммуникационный процесс -- это процесс обмена информацией между сторонами. Главной целью коммуникационного процесса является обеспечение правильного понимания информации, которая поступает к потребителю с помощью обмена или же посредством общения.

Непосредственно все виды управленческой деятельности базируются на обмене информацией. Именно это способствует тому, что коммуникации называют связующими процессами.

Понятия коммуникация и информация хоть и разные, но в тоже время тесно связанные друг с другом. В понятие коммуникации входит не только информация, которая передается, но так же и непосредственно сам процесс этой передачи. Для успешной коммуникации требуется как минимум два человека.

Коммуникации возможно разделить по характеру восприятия.

На основании этого они делятся на смешанные, целевые (в них цель сообщения заложена в самом тексте) и косвенные (в них цель сообщения скрыта и находится как бы «между строк»). Также коммуникации можно разделить по взаимодействующим сторонам. На основании этого они делятся на организационные и межличностные.

Организационные коммуникации в свою очередь делятся на:

Внешние (коммуникации, происходящие между организацией и внешней средой);

Внутренние (коммуникации, происходящие внутри организации, среди подразделений и уровней управления);

Горизонтальные (коммуникации, происходящие среди подразделений одного и того же уровня управления);

Вертикальные (коммуникации, происходящие между уровнями управления);

По нисходящей линии (от руководителя к исполнителю);

По восходящей линии (от исполнителя к руководителю).

Межличностные коммуникации делятся на:

Формальные;

Неформальные.

Деятельность коммуникаций направлена в первую очередь на обеспечение выполнения ключевых функций управления, а именно: организации, мотивации, планирования и контроля. Чем выше эффективность коммуникаций, тем выше общие показатели деятельности организации, что стимулирует рост уровня удовлетворенности сотрудников организации, а так же способствует формированию чувства сопричастности к работе организации.

Одной из самых главных причин возникновения проблем в любой организации выступают неэффективные коммуникации. При отсутствии у сотрудников возможности общения, передачи друг другу информации, им будет очень сложно вместе работать и достигать каких-то общих целей.

Отсюда напрашивается вывод, что роль, отведенная коммуникациям в организации очень велика, и именно эффективные коммуникации являются залогом успешной работы любой компании и эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов протекающих в компании.

Для руководителей коммуникации являются особенно важными по нескольким причинам:

Большую часть своего времени руководителя тратят на коммуникации, соответственно они напрямую заинтересованы в повышения качества коммуникаций;

Эффективное управление немыслимо без хорошо налаженных коммуникаций;

Существует несколько функций коммуникаций, имеющих примерно равное значение между собой:

Информативная функция -- функция, подразумевающая передачу истинных, либо ложных сведений, которая выполняет определенную роль в процессе принятия решений. Она реализует предоставление информации для принятия решений, чтобы произвести идентификацию и оценку альтернативных решений;

Мотивационная функция - функция, «подталкивающая» персонал к повышению качества их работы, используя при этом управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и прочее;

Контрольная функция -- функция, помогающая следить за поведением подчиненных разными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

Экспрессивная функция - функция, удовлетворяющая социальные потребности и способствующая эмоциональному выражению чувств и переживаний.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что коммуникации - это не только процесс отправки и получения информации, но и процесс восприятии, понимания и усвоения этой информации.

1.2 Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Основной его целью выступает обеспечение точной передачи информации одной стороной и ее получение, а так же понимание - другой стороной.

В коммуникационном процессе важное значение играют обе его стороны, потому как если в ходе обмена информацией не достигнуто понимание, коммуникация считается не состоявшейся.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций. В масштабе организации коммуникации обычно осуществляются в трех направлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости.

Коммуникационный процесс обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование каналов коммуникации внутри организации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации и формирование организационной культуры.

Коммуникационный процесс - это процесс взаимодействия совокупности элементов.

Коммуникационный процесс включает в себя четыре основных элемента:

Отправитель -- лицо, которое генерирует идею, либо собирает и передает какую-нибудь информацию;

Сообщение - непосредственно посылаемая информация;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, различные отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

Получатель - лицо, для которого предназначена передаваемая информация и которое интерпретирует данную информацию.

Предположим, что директор этой фирмы принял решение улучшить качество торгового обслуживания населения. Он проводит совещание со своими менеджерами, на котором высказывает свои соображения на этот счет.

Здесь директор выступает в роли отправителя (именно у него родилась идея), та информацию, которую он пытается донести до менеджеров - сообщение, проводимое им совещание - это канал передачи информации, а менеджеры в данном случае выступают в роли получателей информации.

Они принимают информацию от директора, интерпретируют ее и отправляют обратно директору.

Процесс приема-передачи информации обе стороны коммуникативного процесса проходят в несколько этапов.

Задачей участников коммуникативного процесса выступает создание благоприятных условий для обеспечения составления сообщения, передачи его по некоторым каналам, а так же обеспечение правильного восприятия передаваемой информации обеими сторонами.

Этапы коммуникативного процесса тесно взаимосвязаны друг с другом, потому что каждый из этапов выступает отправной точкой, в которой смысл передаваемой информации может быть не только искажен, но и полностью утрачен.

Рассмотрим данные этапы более подробно.

Зарождение идеи.

Любой процесс обмена информацией в первую очередь начинается с того, что отправитель формулирует свою идею, либо отбирает информацию для передачи. В случаях, если отправитель не уделяет должной важности этому процессу, процесс обмена информацией обрывается уже на данном этапе. В ходе этого этапа отправитель должен в первую очередь обдумать свои идеи еще до отправки информации, а не отправлять информацию, а потом уже думать о ее уместности.

Кодирование и выбор канала.

На втором этапе отправителю нужно закодировать передаваемую им информацию с помощью символов. Для этого он использует слова, жесты и прочее. Только после того, как передаваемая информация будет закодирована, она превратится в сообщение.

Для передачи сообщения используется канал, который должен быть совместим с типом символов, которыми закодирована информация. Примером таких каналов может служить электронная почта, речь, видеоконференция и т.д. В случае если канал не соответствует идеи, зародившейся на первом этапе, процесс передачи информации может быть мене эффективным.

Выбор канала сообщения не обязательно должен ограничиваться одним каналом, наоборот лучше использовать два и более канала для более лучшего понимания и восприятия информации.

Передача.

На данном этапе отправитель использует канал передачи, для отправки сообщения получателю. Этот процесс физической передачи сообщения многие принимают за сам процесс коммуникации, хотя это всего лишь один из многих этапов коммуникационного процесса.

Декодирование.

После получения сообщения получателем его задачей становится декодирование этого сообщения.

Декодирование -- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, которыми отправитель закодировал сообщение имеют для получателя схожее значение, получатель поймет, что отправитель имел ввиду, какую идею заложил в сообщение. В случаях, если ответа передаваемая идея не подразумевает, процесс обмена информацией можно считать завершенным. Но в ряде случаев получатель либо не совсем верно истолковывает идею отправителя, либо наделяет ее несколько иным смыслом. С точки зрения руководителя, обмен информацией можно считать эффективным, только если получатель показал правильность понимания идеи, а так же выполнил ряд действий, которые отправитель от него ожидал.

Обратная связь.

Обратная связь - это реакция на то, что было услышано, увидено, либо прочитано.

Назад отправителю отправляется информация, которая свидетельствует о понимании сообщения, либо согласии или не согласии с ним. Таким образом, участники коммуникативного процесса меняются ролями, и уже получатель становится отправителем, а отправитель предыдущего сообщения - получателем.

Процесс начинает протекать снова, проходя все свои этапы.

Без обратной связи не может быть эффективным коммуникационный процесс. Она необходима для того, чтобы отправитель понимал степень усвоения и восприятия информации получателем.

Так же в процессе коммуникации могут присутствовать шумовые помехи.

Шумовые помехи являются факторами, снижающими качество сигнала (передачи). Примерами шумовых помех могут выступать:

Неправильная интерпретация сообщения принимающим (получающим) и/или посылающим;

Разные значения, которые придаются одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы);

Влияние времени;

Различия в понимании руководителей и подчиненных своего должностного положения неминуемо усугубляют отсутствие (пробел) коммуникации между руководителем и подчиненными.

Так как основной целью коммуникационного процесса выступает эффективная коммуникация, необходимо стараться минимизировать присутствие помех на любых его этапах.

В процессе организации коммуникационных сетей на любом предприятии нужно брать во внимание особенности разных типов и каналов коммуникации на любом из этапов коммуникационного процесса.

Только после того, как в организации будет выбрана сфера ее деятельности, разработана производственная программа, а так же утверждена структура менеджмента, можно будет приступать к налаживанию коммуникационных процессов, а так же производить выбор средств и каналов коммуникаций.

Разработанные решения, включающие в себя перечень необходимых коммуникационных процедур, необходимо использовать для каждого иерархического уровня менеджмента. В свою очередь, они обязаны быть доведены непосредственно до каждого должностного лица.

2 . Анализ коммуникационного процесса в организации

2.1 Межличностные и организационные коммуникации, понятие, выявление преград

В коммуникационном процессе существуют межличностные и организационные коммуникации, далее рассмотрим каждую из них.

Межличностные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают между людьми.

Организационные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают внутри организации между ее работниками.

Отличительной чертой межличностных коммуникаций является то, что они могут происходить не только среди работников одной организации, но и между работниками разных организаций (например, фирм, являющихся партнерами друг с другом).

Организационные коммуникации же, напротив, могут затрагивать только лишь одну организацию, либо фирму. Они включают в себя часть межличностных коммуникаций, происходящих среди работников только этой фирмы. Но в тоже время межличностные коммуникации могут иметь внутри себя организационные коммуникации.

Среди большого количества методов коммуникации, большую часть своего времени любой руководитель затрачивает на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому необходимость изучения межличностных коммуникаций для того, чтобы ими эффективно управлять играет большую роль.

Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций.

Признать успешной коммуникацию можно лишь в том случае, когда получатель информации может понять и правильно интерпретировать смысл сообщения, присланного ему. В любых других случаях коммуникация будет называться безуспешной.

На успех коммуникации могут повлиять многие факторы, называемые при этом коммуникационными барьерами (или же преградами). В настоящее время такие барьеры принято разделять на макро и микроуровни.

Макробарьеры в коммуникационном процессе создают препятствия для успешной коммуникации в целом. К ним принято относить:

- различные искажение информации, которую переедет отправитель, либо перегрузку информационных сетей;

- возникающую необходимость во всё более сложной информации;

- интернационализация деловых контактов и рост роли иностранных языков и прочее.

В отличии от макробарьеров, микробарьеры создают затруднения для успешной коммуникации в какой-либо конкретной узкой области, сфере. К таким барьерам можно отнести:

- отношение отправителя информации непосредственно к получателю информации;

- наоборот, отношение получателя информации к источнику информации;

- способность восприятия получателем информации многозначных слов;

- невозможность обратной связи.

Полностью все преграды, которые могут возникнуть в коммуникационном процессе, можно представить в виде схемы.

Проводя анализ коммуникаций в системе управления, можно выявить основные проблемы эффективности коммуникаций. Все их можно разделить на 2 группы:

Проблемы организационных коммуникаций;

Проблемы, которые возникают в ходе межличностного общения.

Рассмотрим в первую очередь проблемы, препятствующие эффективным организационным коммуникациям.

Если в организации существуют четко действующие коммуникационные каналы, то они способны помочь в решении многих организационных проблем. Так же их наличие способствует эффективному управлению отдельными структурными единицами в организации на пути к общей поставленной задаче. Но создание таких каналов, как правило, связано с рядом трудностей, которые могут быть вызваны как дефектами в каналах передачи информации, так и дефектным кодированием, либо декодированием сообщений, которые получают адресаты.

Главная проблема в коммуникативном процессе между элементами организационной структуры возникает из-за того, что зачастую нет необходимой определенности в отношениях среди отдельных структурных единиц организации. В результате этого, посылаемые руководством приказы и распоряжения могут неверно трактоваться подчиненными, дублироваться, последнее сообщение может противоречить отосланным ранее и т.д.

Так же в данном случае возникают не стабильные горизонтальные связи среди подразделений, либо их сотрудников. Принимаемая информация начинает носить хаотичный характер, вызывая этим «информационный голод», либо наоборот перенасыщение противоречивой информацией. В таких условиях неопределенности наиболее сильно проявляют себя основные виды барьеров в коммуникационном процессе.

1 Искажение сообщений - один из барьеров коммуникативного процесса, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Данный барьер сильно замедляет работу организации в целом, потому что важно понять в начале, какая цель была поставлена и как ее достигнуть и только потом быстро и качественно выполнить поставленную работу. Неправильная трактовка цели может загубить всю работу еще на начальном этапе.

2 Информационные перегрузки. Из-за большого количества получаемой информации руководителю часто трудно сосредоточиться на самом важном. Он отсеивает, как ему кажется, ненужную часть информации, порой не замечая что-то не только бесполезное, но и важное. Поэтому, если руководитель получает слишком много различной информации, это снижает эффективное управление.

3 Недостатки в структуре организации. Они очень негативно влияют на эффективность коммуникационного процесса. Когда в организации много подразделений разного уровня, информация, идущая от самого нижнего уровня к верхнему искажается, частично теряется. Чем больше таких уровней, тем сильнее искажается информация. Главным образом это справедливо для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4 Отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями организации. Данный барьер появляется, когда руководство не приветствует коммуникации среди подразделений организации, а наоборот, допускает только вертикальные связи. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.

5 Наличие конфликтов среди отдельных групп и подразделений организации. Если руководители, либо сотрудники находятся в конфликтах друг с другом или между собой, это способствует разрыву коммуникационных связей. Зачастую сотрудники начинают использовать коммуникационные связи ради собственной выгоды. Особенно такая ситуация справедлива, когда в организации, к примеру, производят несколько видов продукции, услуг, при этом вклад каждого подразделения не разграничен. Между участниками каждого подразделения начинают возникать конфликты, каждый стремится принизить значимость другого.

6 Высокая степень пространственной дифференциации. Данный барьер препятствует прохождению информации по каналам коммуникации из-за удаленности отдельных подразделений организации. Порой трудно проконтролировать исполнение, либо передать большой объем, к примеру, с помощью телефонной связи. Все это приводит к снижению эффективности коммуникационного процесса.

2.2 Совершенствование коммуникаций в организации

Одними из основных способов совершенствования коммуникаций в организации являются: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов. Рассмотрим данные способы более подробно.

Регулирование информационных потоков (другими словами изучение информационных потоков).

Любой руководитель обязан знать потребности в информации как свои, так и подчиненных. Он должен четко представлять объем той информации, которая необходима каждой части организации для успешной работы в целом. При этом не должно наблюдаться ни перенасыщение информацией, ни информационный голод. Потребности в информации первую очередь зависят от масштаба поставленных задач и целей.

Именно руководитель ставит эти цели перед собой и своими подчиненными, соответственно именно он должен провести анализ, изучить и отрегулировать информационные потоки так, чтобы обеспечить наибольшую эффективность коммуникационных процессов в организации, а значит и успешность работы в целом.

Разработка и внедрение систем сбора предложений.

Она необходима для того, чтобы обеспечить боле простой доступ информации от нижних уровней к верхним. При использовании данной системы все сотрудники организации получают возможность внести свои идеи, предложения, повышающие эффективность работы организации. Основной целью построения такой системы является понижение фильтрации, на пути информации снизу вверх.

В большинстве случаев, такая система реализуется с помощью ящиков для предложений, в которые сотрудники могут анонимно бросать письма со своими предложениями.

Однако, это не сильно эффективно, потому что работник не видит, рассматриваются его предложения или нет, а так же отсутствует материальное стимулирование сотрудников, чьи идеи были применены для повышения эффективности работы. Следует разрабатывать программы, открыто демонстрирующие почему внедряется, либо не внедряется какая-либо конкретная идея, а так же позволяющие стимулировать ценные идеи работников. Так же можно создать что-то наподобие телефонной службы приема предложений, либо странички отзывов и пожеланий на сайте компании, где люди, обрабатывающие данную информацию смогут ответить на интересующие вопросы, дать какие-то пояснения, касающиеся возможности, либо невозможности применения в организации каждой конкретной идеи. Также одним из вариантов обратной связи является создание кружков качества, а также групп неуправленческих работников, которые еженедельно собираются, чтобы обсудить предложения по совершенствованию труда и управления, а также возможных или имеющихся проблем, которые влияют на их работу.

Совершенствование управленческих действий.

В некоторых компаниях как минимум раз в месяц проводятся подобные совещания, в которых принимает участие практически весь коллектив. Эти встречи способствуют налаживанию коммуникационного процесса не только между сотрудниками, но так же и между сотрудниками и руководителем. Подчиненные начинают чувствовать свою роль в жизни компании. Во многих организациях проводятся подобные встречи, но только среди руководящего звена (так называемые «планерки»). На них подводятся итоги проделанной работы, а так же ставятся новые цели и задачи.

Что касается собраний, то они зачастую превращаются в фарс. Их главная цель - способствовать диалогу между управленческой верхушкой и служащими - терпит фиаско, так как предполагаемый диалог перерастает в монолог, естественно по линии сверху вниз. Служащих иногда почти вынуждают посещать такие собрания и отсиживать их (что несколько напоминает партсобрания в советское время). Записки, передаваемые на трибуну, предварительно проверяются на предмет содержания и, случается, ищется автор каверзного вопроса через анализ почерка.

Совершенствование систем обратной связи. Системы обратной связи являются основой построения контрольно-управленческой коммуникационной системы в организации. Одним из разновидностей системы обратной связи может выступать перемещение работников организации из одной ее части в другую. К примеру, руководитель направляется в цех, где лично проверяет то, как исполняются его приказы, правильно ли работники поняли смысл той информации, которую он хотел до них донести. Следующим вариантом системы обратной связи выступает опрос работников. Опросы необходимы для того, чтобы руководство могло получить ответы от работников на большое количество своих вопросов единовременно. Примерами таких вопросов могут выступать: 1) насколько четко доведены до работников цели и задачи их работы; 2) с какими видами проблем они сталкиваются в результате своей профессиональной деятельности; 3) насколько точная информация, необходимая в работе доводится до них; 4) как они оценивают руководителя; 5) владеют ли они информацией, касающейся их дальнейшей работы, а так же в курсе ли он последних изменений в работе организации.

Для построения эффективной коммуникационной системы организации необходимы следующие принципы, заостряющие внимание на качестве сообщений, условиях их приема, а так же использовании преимуществ неформальной организации. Далее дадим им краткую характеристику.

Принцип ясности. На первый взгляд может показаться, что коммуникация - это просто сообщение, но это не совсем так. Для того, чтобы информация, передаваемая в процессе коммуникации представляла хоть какую-нибудь ценность, ей необходимо пройти отбор по принципу ясности.

Передаваемое сообщение будет обладать ясностью только, если язык и способ его передачи будет понятен получателю.

Принцип целостности.

По своей природе все управленческие сообщения выступают скорее средствами, нежели окончательными целями. Принцип целостности заключается в том, что целью управленческих сообщений выступает оказание содействия налаживанию взаимопонимания среди сотрудников, работающих над одной задачей, чтобы способствовать выполнению поставленных целей организации.

Принцип стратегического использования информационной организации.

Данный принцип заключается в том, что максимально эффективный коммуникационный процесс протекает только, если руководство применяет неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Одно из действий на пути совершенствования коммуникаций - определение того, какая именно информация необходима для распространения между сотрудниками фирмы, для того, чтобы повысилась степень удовлетворенности фирмой, а так же с целью проведения стимулирования производительности труда. Если сотрудники в курсе того, что происходит с их компанией, и они четко осознают свою роль в ней, у них развивается уверенность и доверие к руководящему составу организации, а так же они начинаю поддерживать цели и стратегию организации. Если же данная информация утаивается, либо руководство что-то не договаривает, процесс работы нарушается, начинают появляться слухи, работники перестают доверять руководству. Для того, чтобы разработать эффективную программу внутренних коммуникаций в организации, руководителю нужно начать с анализа и оценки управленческой среды. Возможно, для этого нужны ему будут люди, поддерживающие и разделяющие именно его точку зрения. Их можно найти в отделе по управлению персоналом.

Потом следует приступить к изучению литературы, чтобы можно было составить четкую картину того, что собой представляет организационная структура и тип коммуникаций данной организации.

Заключение

Любой руководитель стремится повысить эффективность работы сотрудников своей компании, добиться этого можно с помощью эффективного коммуникационного процесса. Для того чтобы коммуникационный процесс был эффективен, нужно провести его грамотный анализ. Необходимо выявить сильные и слабые стороны коммуникаций в своей компании, определить барьеры, мешающие ее нормальному протеканию, а также постараться предпринять меры к совершенствованию коммуникаций в ней.

В ходе проведения исследования удалось сделать следующие выводы.

Коммуникации - это процесс передачи информации от одного человека к другому, один из способов донесения одним человеком до других его идей, мыслей, чувств, а так же ценностей.

Коммуникации бывают различных типов: вертикальные, горизонтальные, диагональные, неформальные, формальные.

В настоящее время актуальность выбранной темы не снижается, а наоборот - возрастает. Процессы коммуникации происходят во всех сферах деятельности человека. Все мы живем в обществе, где каждый человек, в процессе жизни, работы постоянно обменивается информацией между собой. От того, насколько данный обмен информацией будет эффективен, зависит эффективность нашей работы, а так же качество личной жизни.

Если смотреть более широко, то коммуникацию можно представить как процесс информирования. Любой менеджер, в ходе своей работы постоянно сталкивается с большим потоком информации. Одной из его ключевых задач является осуществление эффективных коммуникаций на различных уровнях взаимодействия с людьми. Проведение совещания с руководителем - коммуникация по восходящей, проведение совещания с подчиненными - по нисходящей, проведение совещания с руководителем параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

Проведение эффективных коммуникаций играет важную роль для менеджера так же, как и процесс принятия решений. Оба они взаимодополняют друг друга, и присутствие одного из них невозможно без присутствия другого.

Все цели, которые были поставленные в начале курсовой работы достигнуты. Выявлены роли информационных систем и управления в организации коммуникаций. В работе был рассмотрен коммуникационный процесс, а так же процесс проведения его анализа, были выявлены факторы, мешающие нормальному протеканию коммуникационного процесса, рассмотрены способы его совершенствования.

Поставленные задачи выполнены:

Было изучено понятие коммуникации в системе управления;

Определили виды и модели коммуникаций;

Удалось рассмотреть коммуникационный процесс, его основные элементы, этапы, дать им характеристику;

Была проанализирована эффективность вертикальных (восходящих и нисходящих коммуникаций;

Методы внутриорганизационных коммуникаций изучены.

Подводя итоги курсовой работы, можно сделать выводы, что осуществление анализа коммуникаций - это связующий процесс, который необходим для практически любого управленческого действия, где роль, отведенная менеджеру, является важнейшей.

Список использованных источников

1 Анопченко, Т.Ю. Коммуникационный менеджмент. Этика и культура управления [Текст] / Т.Ю. Анопченко, М.А. Чернышев, Г.А. Болошин. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. - 381 с. - ISBN 978-5-222-17145-5

2 Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст] / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2011. - 502 с. - ISBN 978-5-392-00102-6

3 Катернюк, А.В. Исследование систем управления [Текст] / А.В. Катернюк. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. - 315 с. - ISBN 978-5-222-14759-7

4 Макашева, З.М. Исследование систем управления [Текст] / З.М. Макашева. - М.: Кнорус, 2009. - 175 с. - ISBN 978-5-390-00375-6

5 Михайлов, Л.М. Исследование систем управления / Л.М. Михайлов, В.М. Мишина, А.Я. Сисюк. - М.: Экзамен, 2011. - 189 с. - ISBN 5-377-01828-5

6 Мишин, В.М. Исследование систем управления [Текст] / В.М. Мишин. - М.: ЮНИТИ, 2010. - 527 с. - ISBN 978-5-238-01205-6

7 Орлов, А.С. Введение в коммуникационный менеджмент [Текст] / А.С. Орлов. - М.: Гардарики, 2005. - 367 с. - ISBN 5-8297-0258-4

8 Проурзин, Л.Ю. Исследование систем управления [Текст] / Л.Ю. Проурзин, Г.А. Проурзин. - М.: МГОУ, 2010. - 171 с. - ISBN 978-5-7045-0925-7

9 Семенов, А.К. Основы менеджмента [Текст] / А.К. Семенов, В.И. Набоков. - М.: Дашков и К, 2011. - 468 с. - ISBN 978-5-394-00753-8

10 Фрейдина, Е.В. Исследование систем управления [Текст] / Е.В. Фрейдина. - М.: Омега-Л, 2011. - 367 с. - ISBN 978-5-370-02403-0

11 Шепель, В.М. Коммуникационный менеджмент [Текст] / В.М. Шепель. - М.: Гардарики, 2004. - 350 с. - ISBN 5-8297-0200-3

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Понятие, значение и этапы коммуникаций, их функции и виды, проблемы на современных предприятиях. Анализ коммуникационных связей, происходящих в работе компании. Выявление недостатков в их организации и проведение мероприятий по повышению их качества.

курсовая работа , добавлен 24.10.2014


Цели, функции и виды коммуникационных связей, сущность коммуникационного процесса. Формальные регламенты как основа формальных коммуникаций. Анализ процесса осуществления коммуникационных связей на предприятии и разработка их оптимальной структуры.

курсовая работа , добавлен 29.12.2011


Элементы и этапы коммуникациооного процесса. Коммуникационные барьеры. Межличностные и организационные коммуникации. Роль информационных технологий в совершенствовании коммуникационного процесса. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

курсовая работа , добавлен 10.12.2007


Понятие, формы и культура деловых коммуникаций. Особенности деловых коммуникаций менеджера по продаже. Межличностные и организационные коммуникации. Методы усовершенствования деловых коммуникаций менеджера по продажам на примере ИП "Татьянкина".

дипломная работа , добавлен 06.07.2010


Роль коммуникаций в системе управления. Понятие и виды коммуникаций в организации. Формы делового общения и их отражение в локальных нормативных актах и направления совершенствования. Современные информационные технологии коммуникационных процессов.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Сущность коммуникационного процесса, его структура и основные этапы, значение в деятельности организации. Оценка качества коммуникаций и эффективности управления. Виды внутрифирменных и внешних коммуникаций, типы барьеров и методы их преодоления.

курсовая работа , добавлен 09.03.2010


Понятие, цели, функции коммуникации, особенности видов. Специфика процесса коммуникаций и эффективность управления. Преграды в организационных коммуникациях. Анализ отношений между начальником и подчинённым. Совершенствование коммуникаций в организациях.

курсовая работа , добавлен 18.06.2012


Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".

дипломная работа , добавлен 18.12.2012


Процесс коммуникаций и эффективность управления. Межуровневые коммуникации в организациях. Межличностные коммуникации. Коммуникационный процесс. Ответственность руководителя за налаживание коммуникации. Совершенствование коммуникаций.

курсовая работа , добавлен 12.05.2002


Сущность и понятие коммуникаций, их виды, структура. Информация, применяемая в организации для коммуникационного управления. Анализ процесса взаимодействия фирмы с потенциальным потребителем. Рекомендации по усовершенствованию ее коммуникативной политики.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Коммуникационные барьеры и способы их предотвращения. Современные средства коммуникаций в менеджменте. Характеристика организации "Евросеть". Анализ организационных коммуникаций в компании и их методы повышения качества в коммуникационном процессе.

курсовая работа , добавлен 05.06.2013


Роль и виды коммуникаций в деятельности организаций. Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы. Анализ коммуникаций компании ООО "ОП "Охрана-Техника", разработка мероприятий по совершенствованию межличностных и организационных связей фирмы.

курсовая работа , добавлен 20.03.2014


Понятие организационных коммуникаций: значение, функции, характеристика, виды. Каналы, средства и барьеры коммуникаций предприятий. Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм ОАО "Томскнефть" и ОАО "Лазер Сервис".

курсовая работа , добавлен 28.07.2015


Цели, функции и виды коммуникационных связей, сущность коммуникационного процесса. Формальные регламенты как основа формальных коммуникаций. Анализ процесса осуществления коммуникационных связей на предприятии и разработка их оптимальной структуры.

курсовая работа , добавлен 29.12.2011


Роль коммуникаций в системе управления. Понятие и виды коммуникаций в организации. Формы делового общения и их отражение в локальных нормативных актах и направления совершенствования. Современные информационные технологии коммуникационных процессов.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Понятие внутренних коммуникаций, организация взаимодействия подразделений; средства формирования внутренних коммуникаций, оценка эффективности и виды кадровой политики. Кадровая политика и информационно-коммуникационная составляющая компании "ОмскЛизинг".

курсовая работа , добавлен 06.04.2011


Функции коммуникативных структур. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Структура коммуникаций. Коммуникационные барьеры. Эффективный обмен информацией. Управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля.

курсовая работа , добавлен 04.01.2004


Понятие эффективных коммуникаций. Функции и типология коммуникаций. Структура процесса обмена информацией. Проблемы коммуникаций и пути повышения ее эффективности. Повышение эффективности внутренних коммуникаций на примере опыта российских компаний.

курсовая работа , добавлен 08.12.2009

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретическое изучение коммуникаций: основные понятия, характеристика, виды, процесс, коммуникационные сети и стили. Межличностные и организационные коммуникации. Системный стиль руководства - базис эффективного менеджмента. Коммуникационные конфликты.

курсовая работа , добавлен 15.11.2010


Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента, особенности их развития на современном этапе. Анализ коммуникаций на примере ОАО "Казаньоргсинтез". Основные способы устранения негативных явлений во внутреннем коммуникационном процессе организации.

курсовая работа , добавлен 21.12.2014


Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".

дипломная работа , добавлен 18.12.2012


Функции коммуникативных структур. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Структура коммуникаций. Коммуникационные барьеры. Эффективный обмен информацией. Управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля.

курсовая работа , добавлен 04.01.2004


Понятие организационных коммуникаций: значение, функции, характеристика, виды. Каналы, средства и барьеры коммуникаций предприятий. Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм ОАО "Томскнефть" и ОАО "Лазер Сервис".

курсовая работа , добавлен 28.07.2015


Понятие, сущность, основные виды и роль коммуникаций в организации. Краткое содержание международного стандарта системы менеджмента защиты информации ИСО/МЭК 27001:2005. Направление по совершенствованию систем коммуникаций государственного учреждения.

дипломная работа , добавлен 23.03.2014


Развитие новых коммуникационных технологий и их применение в процессе управления организацией. Виды коммуникаций, коммуникационные стили. Коммуникационные сети и помехи. Эффективность применения коммуникационных процессов в управлении организацией.

курсовая работа , добавлен 05.02.2011


Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте. Структура процесса коммуникаций. Коммуникационные барьеры и их преодоление. Информационные потоки в организации. Этапы разработки эффективной коммуникации. Анализ коммуникационной системы в ЗАО "Пикник".

курсовая работа , добавлен 06.11.2011

ВВЕДЕНИЕ 5

Глава 1 Интегрирующая роль коммуникации 6

Понятие коммуникации 6

Виды коммуникаций 8

Элементы коммуникации 9

Глава 2 Коммуникационный процесс 10

Понятие коммуникационного процесса 10

Коммуникативные барьеры 13

Преодоление коммуникационных барьеров 14

Глава 3 Значение коммуникаций в деятельности менеджера 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20

Библиографический список 21

ВВЕДЕНИЕ

Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления.

Особенно важно обеспечить эффективность коммуникационных процессов на предприятиях машиностроения, выпускающих сложную наукоемкую продукцию. Необходима высокая степень согласованности управленческих решений на всех этапах производства для выпуска качественной, пользующейся спросом продукции, что существенно повышает значимость организационных коммуникаций.

Цель курсовой работы: рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций, виды управленческих коммуникаций, а также элементы и этапы коммуникационного процесса.

изучение преград, возникающих при осуществлении коммуникаций;

анализ управленческих коммуникаций на примере конкретных машиностроительных организаций.

Глава 1 Интегрирующая роль коммуникации

Понятие коммуникации

Коммуникации – это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Они позволяют координировать деятельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты.

Коммуникации являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности – они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

Важность коммуникаций между менеджерами и работниками подчеркивалась в работах многих теоретиков менеджмента, среди них: Питерс и Уотермен, Крис Арджирис, Герцберг, Маслоу и другие. Эта идея была подхвачена и Мэйо. В своей книге «Социальные проблемы индустриального общества» он говорит, что проблемы прогулов, большой текучести кадров, несанкционированных забастовок показывают, что мы не знаем, как обеспечить взаимодействие, поэтому сотрудничеству в индустриальном обществе не оставлено ни единого шанса. 1

Под «социальным искусством» Мэйо понимал умение вступать в коммуникацию с другими людьми и отвечать на их стремления и установки так, чтобы способствовать сотрудничеству. Эта идея уже содержала потенциальную возможность использования реальных стремлений одних людей в интересах других. Затруднение коммуникаций обостряет, по его мнению, отношение между группами внутри нации, особенно между рабочими и менеджерами. Недостаток взаимопонимания распространяется им и на объяснение международных конфликтов.

Ротлисбергер же подчеркивал, что в обществе существует тип руководителей, улучшающих коммуникации и взаимопонимание, не думающих об амбиции, проявляющих внимание к человеческой ситуации, старающихся «привить» новичка, использовать средства дружеского воздействия, а не безлично формальные. Отношения в таких системах более гладкие. Общие же теории управления не имеют и намека на эту стихийную практику. Ротлисбергер разработал практические принципы «человеческого» руководства рабочими и стимулирования труда, в которых одна из практических рекомендаций говорила о том, что в любой организации должно быть «такое развитие системы коммуникаций, при котором улавливались бы и взаимно учитывались мнения сторон, т. е. ежедневно реализовалось бы одно из условий «демократического» управления» 2

Исследования показали, что эффективность влияния коммуникаций на сплоченность группы зависит и от типа коммуникаций. Так, Бавелас в 50-х годах, кладя в основу неформальной коммуникации дуальные связи, исследовал соотношение между скоростью прохождения информации в группе, ее сплоченностью и возможностью централизации решений при различных вариантах расстановки членов группы в системе каналов информации. Групповая динамика уточнила роль внутригрупповых коммуникаций в выдвижении и закреплении позиций неформального

вожака. Этому способствует положение в центре каналов коммуникаций, обеспечивающее обладание ценной для группы информацией и облегчающее руководство групповыми процессами. Коммуникация, по мнению Картрайта, Бавеласа, Миллера и Форма, организационно закрепляет сложившееся распределение групповых ролей. 3

Виды коммуникаций

Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

Основной объем коммуникаций, особенно в сложных организациях, составляют коммуникации внутри организации.

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям); предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю). При этом определяется форма предоставляемой информации, осуществляется выбор средств. Коммуникации между подразделениями одного уровня включают, например, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производственным и т.д.

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи:

разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей;

сбор информации о проблеме;

сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания;

распределение ресурсов. 4

Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи. Наряду с формальными в организации существуют неформальные коммуникации. Какая информация передается по неформальным каналам? Является ли она более достоверной, чем информация, передаваемая по формальным каналам? Возможна преднамеренная утечка информации, ее передача по неформальным каналам для выяснения отношения к нововведениям. И если реакция на эту информацию положительна - нововведения проводят в жизнь.

Элементы коммуникации

Согласно М.Х. Мескону, основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса. 5

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;

сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

канал – средство передачи информации;

получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это сложно, так как на каждом этапе смысл сообщения может быть искажен или полностью утрачен.

В практике менеджмента разработаны специальные формы деловых коммуникаций, успешное использование которых позволяет повысить качество и продуктивность деловых коммуникаций. К специальным формам можно отнести беседы, телефонные разговоры, совещания, переговоры, конференции.

Глава 2 Коммуникационный процесс

Из-за отсутствия каких-либо навыков может возникнуть непонимание, на любом из этапов появляются специфические коммуникационные барьеры – на уровне как межличностных, так и организационных коммуникаций, негативно влияющие на управление организацией.

Понятие коммуникационного процесса

М.Х. Мескон ссылается на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации – он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Качество коммуникаций может прямо влиять на степень реализации целей организации. Отсюда можно сделать вывод, что взаимопонимание между руководителем и человеком, который является получателем информации для дальнейшей ее передачи по назначению – то есть секретарем, личным помощником, ассистентом – является ключом к эффективному обмену информацией. 6

Коммуникационный процесс – это последовательность действий при общении людей.

В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:

1. Зарождение идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа - «не начинайте говорить, не начав думать». 7

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем.

Одним из первых исследовал коммуникационные процессы в организации Ф.Тейлор. Он разработал жесткую организационную структуру, предполагающую четкую взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеет место быть только вертикальные властные связи, то есть такая организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, иерархических коммуникационных связях.

Информация, передаваемая по вертикали, делится на два типа: задание и необходимое пояснение к нему (то, что Тейлор назвал «урок»), а также контроль за иcполнением задания. Обратная связь при контроле сводится к докладу о выполнении задания.

«Каждый работник, хороший или посредственный, должен ежедневно получать вполне определенный урок; он ни к каком случае не должен быть неточным или неопределенным, урок должен быть тщательно и ясно прописан и не должен быть легким». 8

Чтобы понять основные принципы осуществления процесса коммуникации в организациях, нужно уяснить принципиальные моменты этого процесса, то есть необходимо, по крайней мере, узнать, кто сообщает информацию, по какому каналу ее можно получить, какова надежность этого канала и есть ли возможность успешно обработать и понять эту информацию. Только зная эти моменты, руководитель может использовать информацию для влияния на поведение подчиненных. Согласно наиболее простой модели коммуникации, предложенной Г. Ласуэллом, акт коммуникации может рассматриваться с точки зрения ответы на вопросы: кто сообщает, что сообщает, кому и с каким эффектом.Эта модель характерна для рациональной школы изучения организации. Здесь не придается значение содержанию сообщения, особенностям канала передачи, возможностям понимания сообщения и возможным искажениям информации в процессе коммуникации. Недостатки подобного упрощенного взгляда на процесс коммуникации в известной степени исправлены американскими исследователями К. Шенноном и У. Уивером. В своих работах по теории информации они предсталены основные компоненты процесса коммуникации в виде схемы:

Данная схема - безусловно, шаг вперед по сравнению с предложенной Лассуэллом, однако она пригодна только для жестко формализованных структур, где информация предельно проста, понятна и протекает только в одном направлении. Для изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуникационного процесса. Ниже показан этот процесс в виде схемы. 9

Коммуникативные барьеры

Источниками коммуникативных барьеров выступают как индивиды, так и организации в целом.

1)Индивидуальные барьеры. Во – первых, барьеры между людьми могут быть связаны с различиями в эмоциях и типах восприятия: если человек жестко определяет свою позицию еще до начала дискуссии, то возможности достижения успеха коммуникации резко уменьшаются. Во – вторых, проблема может заключаться в неправильном выборе канала или средства коммуникации. В - третьих, коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Семантика – смысл слов и контекст, в котором они используются. Так, слово «эффективность» для директора фабрики может означать достижение высоких объемов производства, а для специалиста по человеческим ресурсам -удовлетворение работников.

2)Организационные барьеры. Они связаны с факторами, присущими организации в целом. Прежде всего - это проблема разного статуса и уровня полномочий. Значительное влияние на коммуникации оказывают различия в целях и потреб­ностях отделов - у каждого из них свои проблемы. Третья проблема заключается в том, что коммуникативные потоки могут не со­ответствовать задаче команды или всей организации. И последнее препятствие. Негативное воздействие на эффективность коммуни­каций оказывает отсутствие в организации формальных каналов. Их отсутствие в организации означает отсутствие в организации коммуникаций как таковых. 10

Преодоление коммуникационных барьеров

Менеджмент должен создать такую организационную структуру, которая будет стимулировать позитивные, эффективные коммуникации, что требует как инди­видуальных навыков, так и организационных действий.

Индивидуальные навыки. Пожалуй, наиболее важным индивидуальным коммуникативным навыком является умение слушать. Слушать актив­но - значит, обеспечивать обратную связь с отправителем сообщения. Во-вторых, для передачи собственных сообщений необходимо выбирать подхо­дящие каналы. В-третьих, и отправитель, и получатель должны стараться понять точку зрения другой стороны. И, наконец, управление, основанное на выходах в народ. Когда менеджер видит все своими глазами, встречается с людьми, он получает гораздо более полное представление об организации, полу­чает возможность напрямую донести до сотрудников важные идеи и ценности.

Организационные действия. Атмосфера доверия и открытости в организа­ции побуждает сотрудников к честному общению друг с другом, когда сотрудники без­боязненно передают наверх как хорошие, так и плохие новости. Для создания такой атмосферы необходимы усилия по развитию межличностных качеств работников. Во-вторых, менеджеры обязаны разработать и использовать формальные каналы коммуникации, причем во всех направлениях. В-третьих, менеджеры должны стимулировать одновременное использование не­скольких каналов коммуникации, формальных и неформальных. В-четвертых, структура организации должна соответствовать потребностям в коммуникация. 11

	Как их преодолеть
Индивидуальные
Барьеры между людьми	Активное восприятие
Каналы и средства передачи информации	Выбор адекватного канала
Семантика	Знание взглядов собеседника
Несоответствие информационных сигналов	Управление, основанное на выходах в народ
Организационные
Различия в статусе и уровне власти	Атмосфера доверия
Потребности и цели отделов	Развитие и использование формальных каналов
Несоответствие коммуникативной сети рабочим задачам	Изменение структуры организации или группы
Дефицит формальных каналов	Стимулирование использования множественных как формальных, так и неформальных каналов

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями на государственном предприятии Уралвагонзавод, выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

1. Невнимательность, причиной которой является усталость и частое погружение в свои мысли работников из-за рутинного характера деятельности (75%).

2. Потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи (20%).

3. Отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их (4%).

4. Страх, который, скорее всего, связан не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим самочувствием коммуникатора и реципиента (около 1%). 12

Основные пункты для улучшения работы в управлении предприятием - это:

Создать специальное подразделение (для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе);

Поднять на должный уровень обеспечение информацией;

Подключение к Интернету;

Исключить отвлечения от основной работы.

Таким образом, и теоретики, и практики управления сходятся на том, что от эффективности коммуникаций зависит эффективность организации в целом, т.к. плохая коммуникация может парализовать деятельность организации. А эффективность коммуникаций зависит от того, насколько хорошо будут преодолеваться проблемы и барьеры при осуществлении коммуникационного процесса.

Глава 3 Значение коммуникаций в деятельности менеджера

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб для людей организации – информация и коммуникации». 13 Если нарушаютcя информационные потоки внутри предприятий и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, то есть когда возникают коммуникативные связи, обеспечивается существование и эффективная деятельность организации.

По результатам зарубежных исследований, 73 % американских, 63 % английских, 85 % японских руководителей считают неэффективность коммуникаций главным препятствием на пути достижения целей организации. Согласно другому опросу: примерно 250 тыс. работников 2 тыс. самых разных компаний обмен информацией считают одной из самых сложных проблем в деятельности организации. 14

И это действительно так. Каждый руководитель среднего и высшего звена ежедневно сталкивается с фактом неудовлетворительного выполнения сотрудниками должностных обязанностей. Как правило, в таких случаях делается вывод о недостаточной их профессиональной компетентности. Однако, истинная причина может заключаться совсем в ином: в неэффективности коммуникативных связей. То есть сотрудник может не получать в должном объеме информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей, оказавшись, таким образом, вне определенных информационных потоков.

Понимание сущности коммуникаций и владение методами их осуществления – один из основных факторов достижения делового успеха.

Как отмечает Б.З.Мильнер 15 , коммуникации важны руководителям по следующим причинам:

руководители большую часть своего времени тратят на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95 % времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

коммуникации необходимы для эффективности управления;

мастерство коммуникации необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;

хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, то она эффективна и во всех других видах деятельности.

Еще одним подтверждающим фактом влияния коммуникаций на управленческую и организационную эффективность являются результаты другого исследования, в ходе которого велось непосредственное наблюдение за деятельностью широкого круга «реальных менеджеров». Оно показало, что треть рабочего времени они посвящают рутинным коммуникациям – обмену информацией и работе с документами. Выводы, полученные на основе этого исследования, обобщены в диаграмме, представленной ниже:

Таким образом, нельзя не признать, что коммуникативный процесс

представляет собой центральную проблему в большинстве видов деятельности человека и организации. 16

Я обратила внимание на то, что все концепции, теории, учения о том, как лучше управлять и как сделать организацию более прибыльной, направлены на важность коммуникаций, на то, какую огромную роль они играют в деятельности предприятия. И действительно, влияние коммуникационного процесса на развитие организации невозможно переоценить: едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Коммуникации – это очень сложный процесс, которых состоит из взаимосвязанных этапов, каждый из которых нужен для того, чтобы сделать наши мысли более понятными другому лицу. И, если один из них будет потерян, то смысл передаваемого будет утрачен, а коммуникационный процесс парализован.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Я думаю, что каждый руководитель любой организации хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация и налаживание коммуникативных связей.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Библиографический список

Лютенс, Ф. Организационное поведение: Пер. с англ. 7-го изд./Ф. Лютенс.

Мескон, М. Основы менеджмента. Пер. с англ./М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Дело, 1996.

Мильнер, Б.З. Теория организаций/Б.З. Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 1998.

Урбанович, А.А. Психология управления: Учебное пособие/А.А. Урбанович. – Мн.: Харвест, 2003.

Менеджмент. Учебник для вузов/М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров и др.; Под ред. М.М. Максимцева, А.В. Игнатьевой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998

Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент РR. – СПб.: Союз, 1997.

Ниренберг Дж. Гений переговоров. – Мн.: Попурри, 1997.

Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник - М: «Высшая школа», 2004 г.

Перчникова И.Н. Менеджмент, Учебник, 4-е издание - М: Банк ЮНИТИ, 2005 г

Коммуникация как функция управленияКурсовая работа >> Менеджмент

... коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффек­тивного управления. Коммуникации ... труда коммуникация как одна из важнейших... работе всей организации. 3.2. Формы и методы коммуникаций При выборе вариантов коммуникаций менеджеры ...

1. Деловая коммуникация

   Курсовая работа >> Этика

   Образом, общение является основной составляющей труда таких специалистов, как менеджеры , юристы, релайтеры, психологи... в данной работе были проанализированы особенности деловой коммуникации как одного из наиболее значимых видов социальной коммуникации . Также...

2. Развитие творческих способностей как условие профессиональной адаптации будущих специалистов социально-культурной сферы

   Дипломная работа >> Психология

   Формирование интересов спонсоров является одной из целей работы менеджеров в сфере культуры, ... как педагогики сотворчества, в которой коммуникационная составляющая рассматривается как одно их... экскурсионного бюро Интернет- коммуникации как средство общения с...

3. Деловая коммуникация как фактор успешного функционирования организации

   Курсовая работа >> Коммуникации и связь

   Зверинцев рассматривает коммуникацию , прежде всего, как одну из форм взаимодействия... становятся неотъемлемой составляющей делового общения. ... работать - ищут "средства", кто не хочет - "причины"". Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров ...

4. Имидж организации как способ воздействия на социальное поведение

   Дипломная работа >> Экономика

   Во всех маркетинговых коммуникациях фирмы. Одной из составляющих имиджа, благодаря... как первых, так и вторых, с целью выявления общих, идентичных ассоциаций. Одним из своеобразных алгоритмов работы ... российского бизнеса» Ассоциации менеджеров России от 31 ...